A CONTABILIDADE NA ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS
RESUMO A Contabilidade como um instrumento de análise, gerência e decisão, utiliza-se de suas demonstrações para no gerenciamento e planejamento estratégico, informar aos administradores a situação econômico - financeira da empresa, de modo a auxiliar na tomada de decisões. Esses subsídios são imprescindíveis para que o administrador atue com competência na execução da atividade operacional. Palavras-Chave
: informações; demonstrações; decisões.
INTRODUÇÃO Por intermédio deste artigo expor-se-á, de um modo sucinto a história e a evolução da contabilidade, relacionando-a com as mudanças estruturais de cada período e enfatizando a sua interligação com os diversos campos da gestão empresarial e a imprescindibilidade no planejamento estratégico e operacional da organização. Serão apresentados aspectos relacionados tanto aos profissionais da contabilidade quanto aos profissionais da administração, visando demonstrar a ligação existente entre eles, pois para os administradores são fundamentais os 1 2 3 __________________________________________________________________________________________________________ 53 relatórios e demonstrações elaboradas pela contabilidade, necessários à tomada de decisões de caráter organizacional. Por fim, serão expostos vários aspectos que interligam a contabilidade com a administração, visando um melhor resultado financeiro nas unidades empresariais. 1. EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA CONTABILIDADE A contabilidade desenvolveu-se à medida que o homem foi necessitando de novas técnicas para a administração de seu patrimônio. Nas civilizações da Antigüidade, onde surgiram os primeiros movimentos comerciais, foram utilizados sistemas contábeis e de auditoria no âmbito da administração pública. No fim do Feudalismo, onde os sistemas econômicos eram autosuficientes e não existia um comércio abrangente, apenas os bancos realizavam grandes negociações financeiras, por isso dispunham de sistemas completos de registros contábeis que culminaram na elaboração do das Partidas Dobradas. livro a tratar descritivamente dele foi publicado em 1494, pelo Frei Luca Pacioli, na cidade italiana de Veneza. Tal livro foi imprescindível para a criação da metodologia de controle ainda hoje utilizada pela contabilidade. Com o surgimento do Capitalismo o método contábil serviu como um instrumento indispensável, pois houve uma intensa movimentação de capital, produtos e serviços, demandando a separação entre investidor e administrador e a conseqüente necessidade de elaboração de relatórios financeiros que reflitam dentre as varias situações da empresa, a patrimonial. A partir do século XIX, a revolução tecnológica tem influenciado de modo geral o cenário econômico, proporcionando nos transportes e na comunicação internacional. Mesmo assim, a tecnologia básica da contabilidade tem mudado muito pouco, devido a uma defasagem entre as invenções e as aplicações, os métodos contábeis mantêm-se inalterados pela sua comprovada eficácia e __________________________________________________________________________________________________________ 54 adaptabilidade às mudanças dos sistemas informatizados, sem fugir de base inicial. A contabilidade é hoje um instrumento vital para o conhecimento do desenvolvimento e do resultado econômico-financeiro das organizações, sejam elas orientadas para o lucro ou finalidades sociais. 2. A CONTABILIDADE E A ADMINISTRAÇÃO A Contabilidade surgiu para que o dono estivesse a par da saúde financeira de sua empresa. Mas o contexto atual exige dos profissionais um maior comprometimento em relação ao desempenho de seus clientes. Com o uso das informações contábeis para fins gerenciais, de modo a analisar e monitorar os resultados obtidos no período, houve uma otimização nas tomadas de decisões nos diferentes níveis hierárquicos. No entanto, para isso acontecer, o sistema utilizado deve responder de maneira eficaz ao controle administrativo e informacional aplicados. Cada empresa tem seus produtos, sua tecnologia de produção, aperfeiçoando-a de acordo com os parâmetros institucionais mais adequados para mantê-la atualizada. Em função disso, os muitos relatórios e demonstrações contábeis, juntamente com uma análise da situação econômica interna e externa, constituem peças - chave à competitividade e rentabilidade de uma empresa. A ênfase na transmissão de informações com finalidades genéricas está baseada na presunção de que usuários significativamente numerosos necessitam de dados semelhantes. Isso ocorre principalmente com os acionistas, investidores e credores, que dependem de relatórios que dêem respostas claras e concisas às suas dúvidas. Já no que concerne às necessidades individuais de usuários especializados, as informações são dependentes, devido a sua complexidade e abrangência, de um estudo aprofundado por parte dos administradores. Estes devem estar cientes de sua responsabilidade na obtenção de um pleno desenvolvimento empresarial, como explica Tasso, (2005, p.1): ”Se existe um __________________________________________________________________________________________________________ 55 lugar onde estão centralizados todos os atos de gestão ele encontra-se na Contabilidade”. Ainda para o mesmo autor (p.2): “A Contabilidade ainda hoje é vista como um mal necessário dentro da empresa gerenciadores ela é mero instrumento de controle dos assuntos fiscais. Além disso, a complexidade de alguns relatórios faz com que usuários despreparados considerem-os verdadeiros hieróglifos. 3. O PAPEL E AS CONTRIBUIÇÕES DA CONTABILIDADE NA EMPRESA O empresário, ao criar uma organização econômica especializada deve dispor de uma capacidade de mensurar e atenuar riscos devido a todos fatores que ameaçam o bom desenvolvimento de uma atividade. O trabalho dos contadores sofre séria desvalorização, principalmente por parte das micro e pequenas empresas, que, com objetivo de minimizar custos deixam de investir na contabilidade gerencial, cumprindo estritamente as obrigações fiscais e legais, acarretando a deficiência de instrumentos auxiliares à tomada de decisões. Por meio de inúmeros relatórios e demonstrativos da situação patrimonial fornecida pelo setor contábil, as áreas gestoras passam a tomar suas decisões, levando-se em conta fatos cujos acertos estão comprovados em seu passado, ou alterar rumos de suas ações baseadas em desacertos anteriores. Apesar da aparente eficácia plena da transmissão, recepção e assimilação dos dados contábeis pela administração, o que realmente ocorre é uma flexibilização por parte destas quanto às medidas corretas a serem tomadas frente as intempestividades econômicas, ou seja, nem sempre tudo que consta nas demonstrações e documentos representam fidedignamente a constante real e por isso as decisões devem levar em conta uma análise ampla e perspicaz daquele que é responsável pelas mesmas. As informações apuradas não se restringem aos limites da empresa, devem ser analisadas em conjunto com todo o meio que a cerca, evidenciando __________________________________________________________________________________________________________ 56 uma visão de sistema aberta, ou seja, depende de informações externas à organização. Analisados esses fatores, que fazem a empresa crescer de maneira que, a importância da tomada de decisões, onde sempre é necessária uma escolha, terá como base às informações obtidas pela da contabilidade. A contabilidade como um instrumento para organizar e apresentar informações representa uma fonte de indicadores da atividade econômica. Um administrador deve estar preparado no sentido de interpretar estas informações, a fim de tirar conclusões úteis para auxiliar as tomadas de decisões. Das informações fornecidas pela contabilidade destacam-se as formalidades de escrituração, as demonstrações contábeis, a auditoria e a análise de balanços, que são registros e organização dos fatos que refletem seu estado patrimonial, financeiro e de resultado. Para uma interpretação eficaz da contabilidade, em função da administração da empresa, é necessário saber analisar os relatórios contábeis, traçar um planejamento e efetuar o controle da organização. O planejamento é uma maneira de determinar a direção que a empresa seguirá de acordo com as decisões tomadas. É importante saber o rumo certo a seguir, aplicar os recursos disponíveis com a máxima eficiência, constituindo isso um fator decisivo para o crescimento da organização. Mesmo em caso de decisões isoladas sobre várias alternativas possíveis, normalmente utiliza-se grande quantidade de informação contábil. Direcionar a visão administrativa - financeira apenas para encargos sociais, carga tributária, juros altos, não usufruindo dessas informações perante as situações financeiras é como caminhar em direção à falência. A contabilidade se posiciona através de um caráter conservador, ou seja, perante uma situação alternativa, o contador evidencia uma imagem pessimista, evitando transtornos não previstos. Esta é uma forma de prevenir um otimismo ilusório, uma empresa deve sempre seguir rumo a evolução de sua riqueza. Ocorre que as informações contábeis são fundamentais tanto para auxílio de desempenho da administração, como para o controle das ações __________________________________________________________________________________________________________ 57 tomadas. Estas devem estar de acordo com os planos e políticas traçados pelos detentores de capital e pela própria administração. Sob o ponto de vista clássico, a contabilidade visa à solução de problemas financeiros da empresa, com ela os administradores podem analisar relatórios, criar um planejamento e efetuar o controle da organização. Os registros contábeis fornecem informações sobre o patrimônio da empresa, as decisões são baseadas nesse conhecimento, mas escolher a solução correta depende do raciocínio utilizado. Os números e as classificações contábeis variam no que se refere à interpretação feita pelo administrador. No entanto, para um contador é uma forma de identificar o problema e por meio de um julgamento encontrar possíveis soluções, baseando-se em registros de problemas anteriores. Essa é uma maneira de informar ao administrador a situação, utilizando uma unificação de transações semelhantes. Por fim, um administrador sabendo usufruir das informações contábeis alcança os objetivos estratégicos de um gerenciamento, visando a melhoria contínua dos resultados das unidades de negócio da empresa. 4. O PROFISSIONAL DA CONTABILIDADE E O DA ADMINISTRAÇÃO Conforme competências legais, a principal função do contador é executar a contabilidade geral, financeira e gerencial, na área específica, além de outras atividades pertinentes, bem como disponibilizar informações referentes aos atos relativos à gestão econômico - financeira da organização. O administrador também deve possuir visão ampla, geral, a respeito de todas as atividades e informações que circulam dentro da empresa, pois o contador fornece dados consistentes e de fácil interpretação sobre as operações passadas, presentes ou futuras da empresa, o administrador deve possuir capacidade para utilizar e analisar esses dados, afim de que, baseado em suas avaliações, ele possa desenvolver estratégias e tomar decisões a respeito dos riscos e retornos inerentes ao negócio. __________________________________________________________________________________________________________ 58 De acordo com a Resolução CFC 560/83, de 28 de outubro de 1983 existem algumas atribuições que são exclusivas ao profissional de contabilidade de nível superior (contador), como: - Perícias contábeis, cuja função não se restringe às decisões judiciais pertinentes somente à área contábil, mas à contábil comercial, financeira, fiscal, e tributária. - Revisão de balanços e de contas em geral, na qual o profissional deve analisar e fornecer uma conclusão de todos os aspectos relativos a situação sócio - econômica e financeira da empresa. - Verificação de haveres, revisão permanente ou periódica da escrituração, regulações judiciais e extrajudiciais, assistência aos Conselhos Fiscais, e qualquer outra atribuição de natureza técnica conferida por lei aos profissionais de contabilidade. Existe também o professor e o pesquisador contábil, que se envolvem com ensino e pesquisa, mas para exercê-las é necessário que, além do curso de graduação, possuir especialização, mestrado ou doutorado. Outra área que absorve um grande número desses profissionais é a contabilidade pública, assim como os cargos executivos de finanças e de controladoria na administração privada de empresas. Também se pode exercer a contabilidade como sócio titular ou empregado de empresa contábil, bastando para isso, apenas ter curso técnico e ser registrado regularmente no CRC de seu Estado. Tanto o profissional da contabilidade como o profissional da administração, além de conhecimentos técnicos, deve conhecer o ambiente externo e interno da organização e suas relações de comportamento humano, social e econômico. Devem ser conscientes e responsáveis pelas informações prestadas, pois elas são fundamentais ao processo decisório e estratégico da empresa. O administrador é o responsável pela execução do planejamento, que é uma das funções administrativas essenciais para o sucesso da empresa. Planejar significa pensar antecipadamente as ações que se desenvolverão futuramente. O planejamento possui basicamente duas funções: estratégica e operacional. A função estratégica é desenvolvida mediante a avaliação das __________________________________________________________________________________________________________ 59 oportunidades e ameaças que vêm de fora da empresa, para que se possa ter uma visão e um alto nível de envolvimento e conhecimento da estrutura do negócio da empresa. O contador é responsável pela informação contábil, ela é o objetivo de sua profissão. Segundo Nasi (1994, p. 5), para não perder espaço para outros profissionais: O contador deve estar no centro, na liderança do processo, pois do contrário, seu lugar vai ser ocupado por outro profissional. O contador deve saber comunicar-se com outras áreas da empresa. Para tanto não pode ficar com os conhecimentos restritos aos temas contábeis e fiscais, inteirando-se do que aconteça ao seu redor, na sua comunidade, no seu Estado, no seu país, no mundo. O contador deve ter um comportamento ético - profissional inquestionável. O contador deve participar de eventos destinados à sua permanente atualização profissional (educação continuada).” O administrador é quem se comunica com todas as áreas da empresa, é aquele que deve estar inteirado sobre tudo que ocorre na organização. O contador, diante das inovações tecnológicas, da globalização, não deve isolar-se somente em seu campo de atuação, pois a empresa é um complexo organizacional que desempenha inúmeras atividades, sendo assim, deve também o contador possuir conhecimentos de todas as áreas que o rodeiam dentro da empresa. Pode-se dizer que ambos, contador e administrador, fazem parte de um trabalho em conjunto, onde, principalmente, o trabalho do administrador depende do trabalho do contador, pois o contador gera todas as informações necessárias para o planejamento da empresa, visando à melhoria continua de seus resultados e negócios. 4.1 Ética na profissão do contador Comportamento ético envolve escolher ações que são “corretas”, “honestas” e “justas”. Ética é a idéia de compromisso, dentro de um contexto que define a interação social de direitos e deveres. __________________________________________________________________________________________________________ 60 O código de ética profissional da categoria contábil está definido na Resolução CFC n. º 803 de 10/10/1996, e estabelece os deveres e proibições da categoria no trabalho que desenvolve. De acordo com ele, os profissionais devem exercer a profissão com zelo, diligência e honestidade, observada a legislação vigente e resguardados os interesses de seus clientes, sem prejuízo da dignidade e independência profissionais. Deve-se também dar atenção principalmente a um dos princípios de ética, que não é apenas o atendimento ao cliente, mas o relacionamento com os colegas de trabalho. Entre outras observações, o profissional contábil deve também guardar sigilo sobre as informações dos clientes da empresa que tiver acesso, ressalvados os casos previstos em lei. Em pesquisa realizada pelo Conselho Federal de Contabilidade em 1995, 81% dos pesquisados declararam conhecer o código de ética profissional, diante disso e visando qualificar o futuro profissional foi implantado também, pelo CFC o exame de suficiência, que será visto a seguir. 4.2 O Exame de Suficiência para obtenção do Registro Profissional A partir de janeiro do ano de 2000, tornou-se uma exigência, para todos os profissionais que desejam o registro no Conselho Regional de Contabilidade, o exame de suficiência para obtenção do registro profissional, conforme Resolução CFC 853/99, de 28 de julho de 1999, sejam eles contadores ou técnicos em contabilidade. Esse exame de suficiência tornou-se uma espécie de “seleção”, em que apenas os mais aptos, preparados, obterão os seus registros. Deveria existir esse tipo de exame para todos os cursos de graduação, pois com isso todo profissional seria bem mais capacitado para exercer a profissão. Deve-se analisá-lo sob o ponto de vista positivo, pois muitos ao saírem da universidade, não possuem conhecimentos suficientes das rotinas de uma organização, e com isso, tendem a não obter o desempenho e sucesso profissional desejado. O Conselho Federal de Contabilidade em pesquisa realizada, constatou que em torno de 80% de contabilistas são favoráveis ao exame de suficiência __________________________________________________________________________________________________________ 61 para o exercício da profissão, o que representa uma valorização muito grande da profissão. CONCLUSÃO Conclui-se que a contabilidade tem evoluído juntamente com o crescimento sócio econômico global, tornando-se um instrumento importante de informação e análise empresarial, fazendo com que o contador seja o principal elemento na gestão de informações qualificadas para a tomada de decisões na empresa. Porém, a função de um profissional contábil perante alguns seguimentos da nossa economia, principalmente nas micro e pequenas empresas, infelizmente vem sendo distorcida e utilizada apenas com o intuito de atender a exigências fiscais. Levando em conta a realidade sócio-econômica da atualidade, sabe-se que para a sobrevivência de pequenas empresas é necessário um controle rigoroso de custos, no entanto para uma administração eficaz é essencial o conhecimento anterior, atual e futuro da situação patrimonial da empresa, sendo estes dados fornecidos pela contabilidade. Sendo assim uma empresa não pode dispensar uma avaliação de desempenho e rentabilidade dos empreendimentos, para alcançar os objetivos e para isso é muito importante saber aplicar os recursos disponíveis e tomar as medidas corretas. É necessário que haja uma valorização por parte do profissional da contabilidade para que seja reconhecido como um profissional altamente qualificado e capacitado a fornecer informações rápidas e precisas auxiliando a administração a alcançar o maio nível de riqueza da empresa. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 62 CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL. O crcrs e legislação da profissão contábil. 16.ed. Porto Alegre: CRCRS, 2004. FIGUEIREDO, Sandra, FABRI, Pedro Ernesto. contábeis. HENDRIKSEN, Eldon S. Zoratto Sanvicente. São Paulo: Atlas, 1999. LEITE, Hélio de Paula. Paulo: Atlas, 1997. MARION, José Carlos 1989. NASI, Antônio Carlos. decisão e controle da gestão. Contabilidade do Rio Grande do Sul, Porto Alegre, n.77, 1994. TASSO, Carla Cristina. empresas Fiscosoft.com.br/main_index.php?home=home-Artigos &m, maio/2005.